GDPR-policy

Sammanfattning

Miljökompassen AB strävar efter att hantera så få personuppgifter som möjligt kring våra kunder. Vi arbetar B2B och det är detta som dokumenteras, lagras och nyttjas för att stärka oss och våra kunder.

Bakgrund

GDPR – Policy för behandling av personuppgifter (v. 201805) Den 25 maj 2018 träder GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft, som är en ny EU-förordning. GDPR ersätter den svenska Personuppgiftslagen (PUL). Bland annat skärps kraven på hur företag och organisationer får behandla personuppgifter. Detta är en positiv förändring. För oss i Miljökompassen AB är det viktigt att våra intressenter (kunder, leverantörer, partners och omgivning) ska känna sig trygg med hur vi hanterar deras personuppgifter, samt följer de lagar och regler som finns för att skydda EU-medborgarnas integritet.

Denna policy omfattar Miljökompassen AB med dess verksamhetsområden.

Vilka uppgifter hanterar vi?

Miljökompassen hanterar främst våra intressenters kontaktpersoner och personer involverade i kundgemensamma projekt.

Utöver det har vi för- och efternamn på vår prospectlista som kommer in via personliga möten samt kontakter förmedlade av gemensamma vänner och affärsbekanta.

Vilken information lämnar vi?

Uppgifterna lämnas inte ut till någon annan organisation annat än då de ska utföra tjänster för Miljökompassen AB räkning och i så fall i samband med att ett särskilt avtal om sekretess tecknas.

Hur hanterar vi de registrerades rättigheter?

Kontaktuppgifter för information eller klagomål är: Miljökompassen AB, Brunnshusgatan 6b, 871 33 Härnösand, med telefon 070-315 60 70, VD är kontaktperson i frågor om behandlingen av personuppgifter.

Du har rätt att begära rättelse eller komplettering av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du en rätt att klaga och om de är felaktiga eller laglig grund saknas begära att personuppgifterna rättas, blockeras eller raderas.

Vi strävar efter att dela dokumentation i molnet med våra kunder, vilket gör att kundens kontaktperson alltid kan gå in och titta i befintliga dokument utan att behöva stöd från Miljökompassen eller dess underkonsulter. Vid varje ny kund går vi igenom förutsättningarna och arbetar flexibelt för att lösa det enligt kundernas behov och önskemål.

För vår prospectlista kan man ställa frågan om man själv är registrerad. Här lagrar vi endast namn och kontaktuppgifter.

Miljökompassen har rutiner i vårt interna kvalitetsledningssystem hur länge offerter och avtal sparas, där kan namn på kontaktpersoner förekomma. Anledningen är att vi vill kunna effektivisera vår och våra kunders processer vid tecknande av nya avtal.

Miljökompassen strävar efter att hålla nere antalet personer som har tillgång till våra och kundens projektdokument. Från vår sida är det VD, tekniskt ansvarig och underkonsult som har tillgång till dokumenten. Syftet är att ge kunden en problemfri upplevelse där kommunikationen flyter mellan oss och kund utan att begränsa oss tidsmässigt. I de fall personuppgifter delas med ytterligare intressenter informerar vi alltid kunden.

De dokument som lagras granskas och sammanfattas regelbundet varje år för att ta bort gammal data, dels för att uppfylla lagkrav, men också för att underlätta våra interna processer.  Personuppgifter lagras alltid i samråd med kund, då i form av för- och efternamn samt eventuell titel. Exempel på personuppgifter som sparas är vem som är ansvarig för processer, projekt eller kunder. Syftet är att stötta kunden i sitt arbete att skapa effektiva och hållbara organisationer.

Hur säkerställer vi att registreringen är laglig?

I samband med nytecknat avtal samtycker kund till att vi lagrar för- och efternamn samt kontaktuppgifter, samt personuppgifter som krävs för att genomföra och dokumentera vårt uppdrag gentemot kund.

Miljökompassen AB värnar om våra intressenters personliga integritet och strävar efter att alltid skydda personuppgifter på bästa sätt. Vi behandlar personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning och den lagliga grunden vilar främst på: att fullgöra vårt avtal, legitimt och berättigat intresse och/eller att personuppgifter behandlas inom det som kallas ”berättigad verksamhet”. Om någon intressent interagerar med Miljökompassen AB behandlar vi personuppgifter utifrån dessa grunder. Det kan ske på olika sätt, ex. när någon blir kund, leverantör eller partner. Uppgifterna används enbart för det syftet som de tagits in för, att förse intressenter med relevant information, för uppföljning, förenklad försäljning eller högre kvalitet i rådgivningen.

Vi lagrar inte heller personuppgifter längre tid än vi behöver eller måste av lagliga skäl. Dokument arkiveras för statistik, utvärdering och kunna bygga långsiktiga kundrelationer.